Política de Protección de Datos Personales

Dirección Ejecutiva

Asociación Nacional de Fabricantes de Ladrillo y Productos de Arcilla

ANAFALCO

Entra en vigencia el 5 de noviembre de 2016


 

Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales

Entidad responsable del tratamiento de Datos Personales: Asociación Nacional de Fabricantes de Ladrillo y Productos de Arcilla ANAFALCO.

Nit. 830.102.139-4

Domicilio: Km. 3 Vía Mochuelo, Ciudad Bolívar. Bogotá D. C.

Teléfono: 2009432

Correo electrónico: direccion@anafalco.com.co

 

I.             

Objeto.

Proteger y garantizar el derecho constitucional que tiene todo ciudadano colombiano en conocer, actualizar y rectificar datos o informaciones que se tengan de cada persona en las bases de datos que ANFALCO posea o haya recogido con la autorización debida.

 

II.           

Ámbito de aplicación.

Este Manual es aplicable a los datos personales recolectados en cualquier base de datos que sea manejado por ANAFALCO.

 

III.          

Alcance.  

El Manuel de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales es aplicable a todos los departamentos de la Asociación.

 

IV.         

Antecedentes.  

La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 del Congreso de la República de Colombia dictó Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales. En esta Ley se incluyeron el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, estableciendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en el país. De este mismo modo, el 27 de junio de 2013 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 de 2013, por el cual se normaliza la Ley anteriormente mencionada, con el objetivo de facilitar su ejecución en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales.

 

V.          

Principios

De acuerdo al artículo 4 de la Ley 1581, los principios que rigen este Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales:

·        

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento de las bases de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen y complementen.

·        

Principio de finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular en todos los casos.

·        

Principio de libertad: el tratamiento solo será ejercido cuando se cuente con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

·        

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

·        

Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

·        

Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones previstas en la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular o por las personas que la Ley prevea expresamente, cuando haya lugar a ello. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

·        

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·        

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, salvo aquellos que tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con 2 alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

 

VI.         

Tratamiento de Datos Personales.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, ANAFALCO realizará procesos que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

 

VII.        

Recolección de los datos personales.

En base a los principios de finalidad y libertad, la recaudación de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para el trabajo ANAFALCO conforme a la normatividad vigente.

Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.

A solicitud de la autoridad competente, ANAFALCO deberá suministrar una descripción de las instrucciones usadas para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades.

 

VIII.      

Casos en que no es necesaria la autorización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b. Datos de naturaleza pública;

c. Casos de urgencia médica o sanitaria;

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

IX.         

Tratamiento de datos personales de Asociados.

Los datos e información personal de las personas naturales y/o jurídicas que llegasen a tener la condición de asociados de ANAFALCO se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene por disposición legal (artículo 61 C.Cio.). No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por la ley (Arts. 63, 64, 65 C.Cio.)

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

a. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos políticos como económicos derivados de la calidad de asociado.

b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Asociación.

c. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Asociación.

 

X.          

Tratamiento de datos personales de Empleados.

La información personal de los empleados de ANAFALCO se considerará información reservada. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por la ley.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo el Código del Trabajo y Código del Comercio y demás normas que regulan la materia.

La finalidad de los datos personales del empleado será el ejercicio de los deberes y derechos laborales derivados de la calidad de trabajador.

XI.         

Tratamiento de datos personales de Proveedores y clientes.

ANAFALCO solo obtendrá de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a ANAFALCO naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor, sea ella persona natural o persona jurídica, como consecuencia de un proceso de contratación, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta política y que prevenga a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores y clientes serán:

a.   

Envío de invitaciones a proveedores para la realización de Gestiones de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.

b.   

Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.

c.   

Durante las auditorías externas, llevadas a efecto por entes certificadores competentes.

 

XII.        

Derechos de los niños, niñas y adolescentes.

En ANAFALCO el Tratamiento de los datos de menores de edad de ser requerido, se realizará de manera que se garantice el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

No obstante, no será política general de ANAFALCO el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.  

 

 

XIII.      

Autorización.

ANAFALCO en el momento de la recolección de datos, solicitará al Titular la autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados y sus objetivos específicos del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

XIV.     

Medio y manifestaciones para otorgar la autorización:

La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo.

 

XV.       

A quienes se les puede suministrar la información.

La información que reúna las condiciones de ley, podrá suministrarse a las siguientes personas:

a.   

A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;

b.   

A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

c.   

A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

 

XVI.     

Finalidad de la Base de Datos.

La recaudación de Datos Personales por parte de la Asociación Nacional de Fabricantes de Ladrillo y Productos de Arcilla tendrá los siguientes objetivos:

  1. Gestión, administración, actividades y distintos servicios de ANAFALCO; así como la realización de procesos internos, estadísticas, análisis cuantitativo y cualitativo de las actividades, entre otros que resulten de interés para la Asociación.
  2. La elaboración de estudios técnicos, mineros, ambientales, sociales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios.
  3. Envío de información relacionada a las funciones y objetivos de la Asociación Nacional de Fabricantes de Ladrillo y Productos de Arcilla.
  4. Intercambio de información general en virtud de tratados y acuerdos suscritos entre ANAFALCO y agencias gubernamentales.

 

XVII.    

Derechos de Los Titulares de Datos Personales.

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de ANAFALCO se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a ANAFALCO o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. Ser informado por ANAFALCO o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos.

4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que ANAFALCO o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.

6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

XVIII.   

Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de ANAFALCO para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:

Dirección Ejecutiva.

Dirección: Kilómetro 3 vía Mochuelo, Ciudad Bolívar. Bogotá DC.

Teléfono: 2009432

Móvil: 317 438 6117

Correo electrónico: direccion@anafalco.com.co

El departamento antes mencionado será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en este Manual, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

 

XIX.     

Procedimientos para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de la Información.

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con ANAFALCO pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

A. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada.

      La solicitud se radicará ante las oficinas de ANAFALCO a través de los datos de contacto, indicando nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta.

      Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud.

      Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. Procedimiento para actualizar información.

      El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte de ANAFALCO el Encargado del Tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio web, correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales o Sucursales.

C. Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones.

Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

·        

La solicitud debe ser dirigida a la Dirección Ejecutiva de ANAFALCO, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

·        

Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.

·        

En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

·        

Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.

·        

El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

XX.       

Obligaciones de ANAFALCO

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.

11. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.

12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

XXI.     

Periodo de Vigencia de las Bases de Datos

 

     Las Bases de Datos de ANAFALCO tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.

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